Porównanie pensji jednego marketera z fakturą agencji jest wygodne, ale niepełne. Koszt zespołu wewnętrznego obejmuje również składki, narzędzia, rekrutację, wdrożenie, czas przełożonego oraz ryzyko przestoju po odejściu pracownika. Agencja wystawia jedną fakturę, w której może zapewniać dostęp do kilku specjalistów i narzędzi używanych dla wielu klientów. Aby uczciwie porównać oba modele, trzeba policzyć ich pełny koszt, określany jako TCO (total cost of ownership), oraz sprawdzić, jaki zakres pracy i kompetencji firma rzeczywiście otrzyma.
W skrócie
- Sama pensja nie jest pełnym kosztem zespołu wewnętrznego. Trzeba doliczyć między innymi składki, narzędzia, rekrutację i czas zarządzania.
- TCO oznacza pełny koszt korzystania z danego modelu, także w czasie urlopu, wakatu lub zmiany pracownika.
- Faktura agencji może obejmować pracę kilku specjalistów oraz narzędzia, których firma nie musi kupować samodzielnie.
- In-house wygrywa na kontekście, kontroli i ciągłej, rdzeniowej pracy.
- Agencja sprawdza się, gdy firma potrzebuje doświadczonych specjalistów z kilku dziedzin, ale nie w pełnym wymiarze czasu.
- Odejście pracownika oznacza koszt rekrutacji, wdrożenia i możliwą utratę wiedzy. To ryzyko również należy uwzględnić.
- Wybór zależy od ilości pracy, wymaganych kompetencji i potrzeby zachowania wiedzy w firmie, a nie od jednej kwoty.
Dlaczego „pensja kontra faktura" myli
Najczęstsze porównanie to pensja jednego marketera zestawiona z miesięczną fakturą agencji. Jeśli faktura jest wyższa, agencja wygląda drogo. To zestawienie jest niepełne, bo pensja to tylko część kosztu posiadania zespołu wewnętrznego, a faktura agencji zawiera rzeczy, które in-house trzeba dokupić osobno.
Uczciwe porównanie obejmuje ten sam zakres prac i ten sam okres. Po stronie zespołu wewnętrznego należy uwzględnić wszystkie koszty potrzebne do pracy oraz okresy, w których stanowisko nie jest w pełni obsadzone. Po stronie agencji trzeba sprawdzić, co dokładnie zawiera stała opłata, a za jakie zadania firma zapłaci osobno. Dopiero wtedy można porównać rzeczywisty koszt obu rozwiązań.
Prawdziwy koszt (TCO) in-house
Pełny koszt etatu marketingowego to suma wielu składników, z których pensja jest tylko pierwszym:
| Składnik | Co obejmuje |
|---|---|
| Wynagrodzenie | Pensja, premie, składki, benefity |
| Narzędzia | Martech, analityka, kreacja, subskrypcje — kupowane per firma |
| Zarządzanie | Czas przełożonego na ustalanie priorytetów, kontrolę pracy i rozwój pracownika |
| Rekrutacja | Koszt i czas znalezienia oraz wdrożenia |
| Rotacja | Utrata wiedzy i ponowna rekrutacja przy odejściu |
| Przestoje | Okresy niższego wykorzystania i wdrażania |
| Zakres umiejętności | Obszary, w których jedna osoba nie ma wystarczającego doświadczenia |
Suma tych składników może być znacznie wyższa od samej pensji, choć nie każdy koszt pojawia się jako osobna pozycja w budżecie marketingowym. Firma kupuje narzędzia na własny rachunek, a czas właściciela lub menedżera przeznaczony na zarządzanie również ma wartość. Gdy pracownik odchodzi, część wiedzy może zniknąć razem z nim, a firma ponownie płaci za rekrutację i wdrożenie.
Widoczna faktura agencji
Agencja ma jedną, widoczną wadę i kilka niewidocznych zalet kosztowych. Faktura jest jawna i bywa wyższa niż pojedyncza pensja. Ale zawiera to, co in-house trzeba dokupić:
- Narzędzia używane dla wielu klientów, dzięki czemu jedna firma nie musi ponosić ich pełnego kosztu.
- Dostęp do kilku specjalistów — od płatnych kampanii, SEO, analityki i przygotowania materiałów — zamiast polegania na wiedzy jednej osoby.
- Wiedza z wielu kont — wzorce widziane u dziesiątek firm, niedostępne pojedynczemu etatowi.
- Brak kosztów zatrudnienia po stronie klienta — bez własnej rekrutacji, składek i organizowania zastępstw.
- Elastyczność — skalowanie w górę i w dół bez zwolnień i rekrutacji.
Nie oznacza to, że agencja zawsze kosztuje mniej. Oznacza jedynie, że faktury agencji nie należy porównywać z samą pensją. Najpierw trzeba sprawdzić cały koszt i zakres obu rozwiązań.
Kiedy który model wygrywa
TCO to jedna oś decyzji; druga to dopasowanie do potrzeby. Modele wygrywają w różnych sytuacjach.
| Sytuacja | Model, który zwykle wygrywa |
|---|---|
| Ciągła, kontekstowa, rdzeniowa praca | In-house |
| Doświadczeni specjaliści z kilku kanałów potrzebni jednocześnie | Agencja |
| Potrzeba pełnej kontroli i wiedzy wewnętrznej | In-house |
| Zmienne obciążenie, potrzeba elastyczności | Agencja |
| Wąska specjalizacja potrzebna tylko przez część miesiąca | Agencja |
| Marka i strategia, które muszą zostać w firmie | In-house (rdzeń) |
Często najlepsze jest połączenie obu modeli: niewielki zespół wewnętrzny zna firmę i odpowiada za strategię, a agencja dostarcza specjalistów do konkretnych kanałów. Więcej o takim podziale piszemy w artykule doradztwo marketingowe czy agencja wykonawcza. Osobno wyjaśniamy też, kiedy nie zatrudniać agencji.
Koszt odejścia pracownika
Koszt zmiany pracownika jest często pomijany. Gdy specjalista odchodzi, firma może stracić część wiedzy o kampaniach, danych i wcześniejszych testach. Musi też ponownie przeprowadzić rekrutację i wdrożyć następcę. W takich obszarach jak płatne kampanie czy analityka znalezienie odpowiedniej osoby może potrwać, a nowe zatrudnienie nie osiąga pełnej samodzielności od pierwszego dnia.
W agencji odejście jednej osoby nie powinno zatrzymać obsługi, jeśli historia działań jest opisana, a inne osoby w zespole znają konto. Nie eliminuje to ryzyka, ale zmniejsza zależność od jednego specjalisty. Przy pojedynczym stanowisku wewnętrznym koszt takiej zależności warto uwzględnić w porównaniu.
Model TCO do porównania obu opcji
Porównanie powinno obejmować ten sam zakres prac i okres co najmniej 12 miesięcy. Dla zespołu wewnętrznego liczy się wynagrodzenie z pełnym kosztem pracodawcy, rekrutacja, wdrożenie, zarządzanie, urlopy, zastępstwa, narzędzia, szkolenia i okres bez pracownika. Dla agencji trzeba policzyć stałą opłatę, koszt rozpoczęcia współpracy, zadania dodatkowo płatne, narzędzia, czas zespołu klienta oraz ewentualną zmianę wykonawcy.
Same kwoty nie wystarczą. Pracownik wewnętrzny dobrze zna firmę i może szybko reagować, ale przedsiębiorstwo staje się zależne od jego dostępności i umiejętności. Agencja zapewnia szerszy zespół, lecz potrzebuje jasnych zadań, dostępu do danych i osoby odpowiedzialnej za współpracę po stronie klienta. Model łączony sprawdza się, gdy strategia i wiedza o klientach pozostają w firmie, a specjalistyczne wykonanie można zamawiać zależnie od potrzeb.
Pełny koszt nie rozstrzyga samodzielnie, która opcja jest lepsza. Trzeba jeszcze ocenić czas rozpoczęcia pracy, wymagane doświadczenie, ciągłość obsługi, kontrolę nad wiedzą oraz możliwość zwiększenia zespołu w okresach większego obciążenia.
Słowniczek
- TCO (total cost of ownership) — pełny koszt posiadania, nie sama cena widoczna.
- Ukryty koszt — składnik niepojawiający się jako osobna pozycja budżetu (zarządzanie, przestoje, rotacja).
- Zakres umiejętności jednej osoby — obszary, które pracownik potrafi prowadzić samodzielnie na wymaganym poziomie.
- Koszty związane z zatrudnieniem — między innymi rekrutacja, składki, wdrożenie i organizowanie zastępstw.
- Ryzyko ciągłości — ryzyko utraty wiedzy i przestoju przy odejściu osoby.
- Model łączony — zespół wewnętrzny uzupełniony wsparciem agencji w wybranych specjalizacjach.
Jak podchodzimy do tego w Space Ads
Firmy często porównują naszą ofertę z kosztem zatrudnienia jednej osoby. Takie zestawienie ma sens dopiero po dodaniu narzędzi, czasu zarządzania, rekrutacji i ryzyka wakatu po stronie zespołu wewnętrznego oraz po sprawdzeniu, ilu specjalistów i jaki zakres prac zapewnia agencja.
Najpierw ustalamy, jakie zadania są stałe i wymagają codziennej znajomości firmy, a jakie potrzebują specjalisty tylko przez część miesiąca. Pierwsza grupa często powinna zostać wewnątrz organizacji, drugą można zlecić na zewnątrz. Czasem oznacza to rekomendację zatrudnienia pracownika do jednej części i skorzystania z naszej pomocy przy drugiej. Zapewniamy specjalistyczne wykonanie w ramach performance marketingu oraz wsparcie w podejmowaniu decyzji przez doradztwo marketingowe.
Przestań / Zamiast tego
| Przestań | Zamiast tego |
|---|---|
| Porównywać pensję do faktury agencji | Zestawiać pełne TCO obu modeli |
| Pomijać dodatkowe koszty zespołu wewnętrznego | Liczyć narzędzia, zarządzanie, rekrutację i zmianę pracownika |
| Zakładać, że zespół wewnętrzny jest tańszy | Sprawdzić pełny zakres i koszt obu modeli |
| Ignorować ryzyko rotacji | Wycenić utratę wiedzy i przestój przy odejściu |
| Wybierać model na podstawie jednej liczby | Uwzględnić ilość pracy, ciągłość i potrzebne kompetencje |
| Myśleć „albo-albo" | Rozważyć połączenie zespołu wewnętrznego z agencją |
Najczęstsze pytania
Marketing in-house czy agencja — co jest tańsze?
To zależy od pełnego kosztu i zakresu pracy. Po stronie zespołu wewnętrznego trzeba policzyć wynagrodzenie, składki, narzędzia, zarządzanie, rekrutację, wdrożenie i możliwe wakaty. W ofercie agencji należy sprawdzić, ilu specjalistów obejmuje opłata i które zadania są dodatkowo płatne. Wynik zależy od ilości stałej pracy oraz kompetencji potrzebnych firmie.
Co składa się na prawdziwy koszt zespołu in-house?
Nie tylko wynagrodzenie i składki, lecz także narzędzia, czas przełożonego, rekrutacja, wdrożenie, szkolenia, zastępstwa i okresy bez pracownika. Trzeba również ocenić, czy jedna osoba ma wszystkie umiejętności potrzebne do wykonania planowanego zakresu prac.
Dlaczego faktura agencji nie jest porównywalna z pensją?
Faktura może obejmować pracę kilku specjalistów, narzędzia używane dla wielu klientów i możliwość zmiany zakresu bez kolejnej rekrutacji. Pensja jest natomiast tylko jednym z kosztów utrzymania stanowiska wewnętrznego. Uczciwe porównanie wymaga sprawdzenia wszystkich kosztów oraz tego samego zakresu zadań.
Kiedy in-house wygrywa z agencją?
Zespół wewnętrzny ma przewagę przy stałych zadaniach wymagających codziennej znajomości firmy, ścisłej współpracy z innymi działami i zachowania wiedzy w organizacji. Agencja może być bardziej opłacalna, gdy doświadczeni specjaliści z kilku dziedzin są potrzebni tylko przez część miesiąca.
Jak rotacja wpływa na koszt in-house?
Rotacja to często najbardziej niedoszacowana pozycja TCO. Odejście specjalisty to utrata zbudowanej wiedzy o koncie plus koszt i czas ponownej rekrutacji i wdrożenia, a w wąskich specjalizacjach przestój do pełnej produktywności następcy trwa miesiące. Agencja rozkłada to ryzyko, bo wiedza jest w zespole i procesach, nie w jednej głowie.
Czy da się połączyć in-house i agencję?
Tak. Niewielki zespół wewnętrzny może odpowiadać za strategię, markę i wiedzę o klientach, a agencja za wybrane kampanie, analitykę lub inne specjalistyczne zadania. Taki podział pozwala zachować kontrolę w firmie bez zatrudniania na pełny etat każdej potrzebnej specjalizacji.
Najważniejsze
- Porównanie „pensja kontra faktura" myli, bo pomija ukryty koszt in-house.
- Pełny koszt zespołu wewnętrznego obejmuje wynagrodzenie, narzędzia, zarządzanie, rekrutację, wdrożenie i ryzyko wakatu.
- Faktura agencji może obejmować narzędzia i pracę kilku specjalistów bez konieczności zatrudniania ich przez klienta.
- Zespół wewnętrzny daje znajomość firmy i ciągłość, a agencja dostęp do różnych kompetencji oraz większą elastyczność.
- Wybór zależy od ilości pracy i potrzebnych umiejętności. Często najlepsze jest połączenie obu modeli.
Źródła
Czytaj dalej
- Doradztwo marketingowe czy agencja wykonawcza — co wybrać
- Kiedy NIE zatrudniać agencji marketingowej
- Jak wybrać agencję marketingową: kryteria, pytania i czerwone flagi
- Jak zatrudnić marketera (i kiedy lepiej agencja lub dyrektor na godziny)
- Doradztwo marketingowe: rdzeń strategii przy szczupłym zespole
Czytaj również
Jak zatrudnić marketera (i kiedy lepiej agencja lub dyrektor na godziny)
Zanim firma opublikuje ogłoszenie dla marketera, powinna ustalić, czy potrzebuje stałej osoby w zespole, wsparcia agencji czy doświadczonego dyrektora w niepełnym wymiarze. Dopiero potem można właściwie opisać rolę, zakres odpowiedzialności i proces rekrutacji.
Dyrektor marketingu na godziny (fractional CMO): kiedy się opłaca, a kiedy nie
Dyrektor marketingu w niepełnym wymiarze pomaga ustalić strategię, budżet i priorytety bez zatrudniania pełnoetatowego CMO. Ten model ma sens, gdy firma ma osoby do wykonania pracy, ale brakuje jej doświadczonego lidera. Nie zastąpi natomiast codziennego zespołu operacyjnego.
Baza leadów: kupować gotową czy generować własną?
Kupiona lista kontaktów nie jest jeszcze bazą leadów. Zobacz, jak ocenić źródło danych, zgodę na kontakt, obowiązki RODO, jakość i pełny koszt oraz kiedy lepiej generować własny popyt i zapytania.
