Umowa z agencją marketingową: B2B, zlecenie czy o dzieło?

Stałą współpracę z agencją marketingową zwykle reguluje umowa o świadczenie usług na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego. Agencja zobowiązuje się wtedy do rzetelnego prowadzenia uzgodnionych działań, a nie do wykonania jednego dzieła o gwarantowanym wyniku. Wybrana forma wpływa na sposób odbioru prac, rozliczenia i odpowiedzialność stron. W artykule omówiono różnice między umową o świadczenie usług, zleceniem i umową o dzieło. Osobna część porządkuje role wynikające z RODO: administratora, podmiotu przetwarzającego i współadministratorów.

To praktyczny przewodnik operatora, a nie porada prawna. Wybór formy i zapisy RODO warto potwierdzić z prawnikiem dla swojej sytuacji.

W skrócie

• Stała obsługa = umowa o świadczenie usług (art. 750 KC) — staranne działanie, domyślna forma dla współpracy z agencją.
• Umowa o dzieło (art. 627 KC) pasuje do wyodrębnionego rezultatu (jeden landing, audyt, zaprojektowany baner), nie do stałej obsługi.
• Zlecenie (art. 734 KC) to bliska kategoria; do umowy o świadczenie usług stosuje się jego przepisy odpowiednio.
• Umowa ramowa i osobny zakres prac pozwalają raz uzgodnić ogólne zasady, a następnie dopasowywać zadania do kolejnych etapów lub projektów.
• Mapa ról RODO (rdzeń): klient = administrator, agencja = podmiot przetwarzający (art. 28); piksel/CAPI Meta = współadministrowanie (art. 26).
• Regulaminy platform ≠ umowa powierzenia — akceptacja regulaminu Google/Meta nie zastępuje umowy powierzenia z agencją.
• Ryzyko uznania współpracy za stosunek pracy dotyczy głównie pozornego samozatrudnienia, a nie typowej umowy między dwiema niezależnymi firmami.

Trzy formy prawne — którą wybrać

Do współpracy z agencją pasują trzy kategorie z Kodeksu cywilnego, o różnym charakterze zobowiązania.

Domyślną formą dla stałej obsługi jest umowa o świadczenie usług (art. 750), bo agencja prowadzi ciągłe działania i odpowiada za staranność, a nie za jeden gwarantowany efekt. Umowa o dzieło jest kusząca (bo „rezultat"), ale do stałego prowadzenia marketingu nie pasuje — trudno wskazać jedno „dzieło", a próba naciągnięcia formy rodzi ryzyko przy rozliczeniach. Umowa o dzieło ma sens dla wyodrębnionych, jednorazowych prac z jasnym efektem odbioru.

W praktyce oznacza to, że umowa o świadczenie usług może dokładnie określać zadania, terminy i standard wykonania, ale nie powinna gwarantować wyniku zależnego także od czynników zewnętrznych, na przykład konkretnej pozycji w Google. To rozróżnienie ma również znaczenie w umowie na pozycjonowanie i obsługę mediów społecznościowych.

Umowa ramowa i zakres prac: praktyczny układ

Zamiast wpisywać wszystkie szczegóły do jednego dokumentu, można połączyć umowę ramową z osobnym zakresem prac (SOW, czyli scope of work) dla danego etapu lub projektu. Umowa ramowa określa strony, zasady płatności, poufność, RODO, wypowiedzenie i własność rezultatów. Załącznik opisuje konkretne zadania, terminy, cenę i prace dodatkowe. Dzięki temu nie trzeba co miesiąc negocjować całej umowy, a obie strony wiedzą, co dokładnie obejmuje wynagrodzenie.

Mapa ról RODO — rdzeń tego wpisu

Sama nazwa wpisana do umowy nie przesądza roli strony. Administrator ustala cele i istotne sposoby przetwarzania danych, podmiot przetwarzający działa na jego udokumentowane polecenie, a współadministratorzy wspólnie podejmują te decyzje. Ta sama agencja może mieć inną rolę przy obsłudze bazy klienta, a inną przy danych wykorzystywanych do własnych celów. Dlatego role trzeba ustalić osobno dla każdego procesu.

Przykład: prowadzenie listy klientów w CRM według instrukcji klienta może być powierzeniem. Własny newsletter agencji do tych samych osób byłby odrębnym celem i wymagał osobnej podstawy. Wspólne zaprojektowanie kampanii nie tworzy automatycznie współadministrowania, jeżeli klient nadal sam określa cel przetwarzania i grupę odbiorców.

Załącznik powinien wskazać dane, osoby, cel, systemy, podprocesorów, retencję, transfery, zabezpieczenia, obsługę praw i usunięcie danych. Oficjalne standardowe klauzule Komisji Europejskiej na podstawie art. 28 ust. 7 mogą służyć jako wzorzec konstrukcji, ale nie zastępują mapy faktycznych operacji.

Gotowe wzory często nie uwzględniają wszystkich operacji wykonywanych w rzeczywistej współpracy. Rola wynika z tego, kto faktycznie decyduje o celu i sposobie wykorzystania danych, a nie z samej etykiety w dokumencie.

Trzy wnioski praktyczne:

• Domyślnie agencja jest podmiotem przetwarzającym (art. 28) — przetwarza dane klienta na jego polecenie — więc potrzebna jest umowa powierzenia. NDA jej nie zastępuje.
• Piksel i Conversions API Meta wymagają osobnej analizy ról. Orzecznictwo europejskie i wytyczne EROD wskazują, że operator strony może być współadministratorem z platformą w zakresie zbierania i przekazywania danych. Nie oznacza to jednak automatycznie tej samej roli agencji. Trzeba ustalić, czy działa wyłącznie na polecenie klienta, czy samodzielnie decyduje o celu i sposobie przetwarzania.
• Łańcuch podprocesorów. Agencja korzysta z platform (Google, Meta, narzędzia mailingowe, CRM) — to podprocesorzy. Umowa powierzenia powinna wymagać ich ujawnienia i przepływu obowiązków. Statusy platform (procesor/podprocesor/administrator) bywają różne i zmienne — warto je zweryfikować na moment ustalania powierzenia.

Regulaminy platform (Google, Meta) nie zastępują umowy powierzenia z agencją — to odrębne relacje. Mechanikę własności kont i danych (dostęp ≠ własność) rozkłada kto jest właścicielem kont Google Ads, Meta i GA4.

Mit przekwalifikowania B2B

Wokół umów B2B krąży obawa o „przekwalifikowanie" na umowę o pracę (albo zakwestionowanie przez ZUS/US). Warto rozróżnić dwie różne sytuacje:

• Osoba samozatrudniona pracująca jak etatowiec dla jednego zleceniodawcy, w stałych godzinach i pod jego kierownictwem — w takim przypadku relacja może przypominać stosunek pracy.
• Firma-agencja świadcząca usługi wielu klientom — to normalna relacja B2B między przedsiębiorcami; agencja ma własną strukturę, wielu klientów, ponosi ryzyko gospodarcze. Ryzyko „przekwalifikowania na etat" tu praktycznie nie występuje.

Obawa dotyczy więc przede wszystkim pozornego samozatrudnienia, a nie zwykłej współpracy z niezależną agencją. Umowa między firmami podlega warunkom uzgodnionym przez strony i nie daje ochrony właściwej dla umowy o pracę. Sposób zakończenia takiej współpracy opisuje artykuł o tym, jak wypowiedzieć umowę o świadczenie usług marketingowych.

Rozliczenia i VAT

Umowa B2B z agencją to rozliczenie na fakturę VAT (agencja jako czynny podatnik VAT wystawia fakturę za usługi). Dwie rzeczy warto zapisać wprost:

• Rozdzielenie wynagrodzenia od budżetu mediowego — wynagrodzenie agencji to jej przychód (na fakturze), a budżet mediowy to koszt klienta płacony platformie; najlepiej klient płaci Google/Meta bezpośrednio z własnego profilu.
• Terminy i warunki płatności — termin, forma, ewentualne odsetki; oraz to, że zwrot kont/danych nie jest uzależniony od uregulowania faktur (żeby uniknąć klauzuli zakładniczej).

Słowniczek

• Umowa o świadczenie usług (art. 750 KC) — staranne działanie; domyślna forma stałej obsługi.
• Umowa o dzieło (art. 627 KC) — zobowiązanie do konkretnego, odbieralnego rezultatu.
• Zlecenie (art. 734 KC) — dokonanie czynności; przepisy stosuje się odpowiednio do art. 750.
• Umowa ramowa — ogólne warunki współpracy, uzupełniane zakresem prac dla kolejnych etapów.
• Administrator — ustala cele i sposoby przetwarzania danych.
• Podmiot przetwarzający (procesor) — przetwarza dane na polecenie administratora (art. 28).
• Współadministrowanie (art. 26) — wspólne ustalanie celów i sposobów przetwarzania.

Checklista klauzul

Umowa z agencją wraz z załącznikiem opisującym zakres prac powinna zawierać:

1. Forma i przedmiot — umowa o świadczenie usług dla stałej obsługi oraz dokładny zakres prac.
2. Wynagrodzenie oddzielone od budżetu mediowego + warunki płatności/VAT.
3. Własność kont i danych — klient właścicielem, agencja z dostępem (→ własność kont).
4. Prawa autorskie — przeniesienie z chwilą zapłaty, pliki źródłowe.
5. Wypowiedzenie i przekazanie zasobów — okres wypowiedzenia oraz termin oddania dostępów, danych i plików (→ zakończenie umowy).
6. RODO — umowa powierzenia (art. 28) + transparentność współadministrowania (art. 26) tam, gdzie występuje.
7. Poufność, odpowiedzialność, obowiązki klienta.

Jak podchodzimy do tego w Space Ads

Zawieramy takie umowy jako agencja i opisujemy w nich rzeczywisty sposób współpracy, zamiast kopiować przypadkowy wzór. W dokumentach przejmowanych po innych dostawcach zdarza się umowa o dzieło zastosowana do stałej obsługi albo brak umowy powierzenia mimo dostępu agencji do baz klientów. Obie sytuacje wymagają uporządkowania przed rozpoczęciem dalszej pracy.

Przy stałej obsłudze stosujemy umowę o świadczenie usług wraz z osobnym zakresem prac. Umowę powierzenia danych dodajemy jako załącznik, a przypadki możliwego współadministrowania opisujemy zgodnie z rzeczywistą rolą stron. Wynagrodzenie agencji oddzielamy od budżetu reklamowego, a zasady własności kont i wypowiedzenia określamy zgodnie z listą najważniejszych zapisów umowy. Dotyczy to zarówno performance marketingu, jak i doradztwa marketingowego. Konkretne postanowienia zawsze powinien zatwierdzić prawnik.

Najczęstsze pytania

Umowa z agencją marketingową: zlecenie, o dzieło czy o świadczenie usług?

Dla stałej obsługi marketingowej domyślna jest umowa o świadczenie usług (art. 750 KC), oparta na starannym działaniu, do której odpowiednio stosuje się przepisy o zleceniu. Umowa o dzieło (art. 627 KC) pasuje do wyodrębnionego rezultatu (jeden landing, audyt, projekt), nie do ciągłego prowadzenia marketingu — naciąganie tej formy na stałą obsługę rodzi ryzyko przy rozliczeniach.

Czy umowa z agencją to umowa o dzieło?

Zwykle nie. Umowa o dzieło zobowiązuje do konkretnego, odbieralnego rezultatu, a stała obsługa marketingowa to ciągłe staranne działanie bez jednego „dzieła" do odbioru. Dlatego domyślną formą jest umowa o świadczenie usług (art. 750 KC). Umowa o dzieło ma sens tylko dla wyodrębnionych, jednorazowych prac z jasnym efektem.

Kto jest administratorem, a kto procesorem danych przy współpracy z agencją?

Jeżeli klient ustala cel i sposób wykorzystania danych, a agencja działa wyłącznie na jego polecenie, klient jest administratorem, a agencja podmiotem przetwarzającym. Wtedy potrzebna jest umowa powierzenia z art. 28 RODO. Niektóre operacje, między innymi związane z pikselem i Conversions API Meta, wymagają dodatkowej analizy, ponieważ rola zależy od faktycznych decyzji każdej ze stron.

Czy potrzebuję umowy powierzenia, czy wystarczy NDA?

Potrzebna jest umowa powierzenia (art. 28 RODO), gdy agencja przetwarza dane osobowe w Twoim imieniu. NDA (poufność) jej nie zastępuje — to inny dokument o innym celu. Regulaminy platform (Google, Meta) również nie zastępują umowy powierzenia z agencją. Tam, gdzie występuje współadministrowanie (art. 26), potrzebne jest dodatkowo transparentne uzgodnienie ról.

Czy umowa B2B z agencją grozi przekwalifikowaniem na etat?

W przypadku firmy-agencji świadczącej usługi wielu klientom praktycznie nie — to normalna relacja B2B między przedsiębiorcami. Ryzyko przekwalifikowania (pozorne samozatrudnienie) dotyczy solo-freelancera pracującego dla jednego zleceniodawcy jak etatowiec, nie współpracy z agencją mającą własną strukturę i wielu klientów.

Jak rozliczana jest umowa z agencją i co z VAT?

To rozliczenie B2B na fakturę VAT — agencja wystawia fakturę za usługi. W umowie warto wprost oddzielić wynagrodzenie agencji (jej przychód) od budżetu mediowego (koszt klienta płacony platformie), najlepiej z klientem płacącym Google/Meta bezpośrednio, oraz zapisać terminy płatności i to, że zwrot kont i danych nie jest uzależniony od uregulowania faktur.

Najważniejsze

• Stała obsługa to umowa o świadczenie usług (art. 750 KC) — staranne działanie, nie o dzieło.
• Umowa o dzieło pasuje do wyodrębnionego rezultatu; zlecenie to bliska, odpowiednio stosowana kategoria.
• Praktyczny układ to umowa ramowa uzupełniana zakresem prac dla każdego etapu.
• Role wynikające z RODO należy ustalić osobno dla każdego procesu. Najczęściej klient jest administratorem, a agencja podmiotem przetwarzającym, lecz nie można zakładać tego automatycznie dla wszystkich operacji.
• Regulaminy platform i NDA nie zastępują umowy powierzenia; mit przekwalifikowania nie dotyczy firmy-agencji.

Źródła i dalsza lektura

• Sejm RP — Kodeks cywilny: art. 627, 734 i 750
• EUR-Lex — RODO: art. 26 i art. 28
• Komisja Europejska — standardowe klauzule administrator–procesor 2021/915

Czytaj dalej

• Umowa z agencją marketingową — co musi zawierać
• Kto jest właścicielem kont Google Ads, Meta i GA4 po odejściu od agencji
• Jak zakończyć umowę o świadczenie usług marketingowych (B2B): wypowiedzenie
• Umowa na pozycjonowanie i social media: klauzule, które naprawdę Cię chronią
• Doradztwo marketingowe: senioralny nadzór nad relacją z agencją